[Hướng dẫn] Thủ tục thu hồi giấy phép lao động cho người nước ngoài

Theo quy định hiện hành, khi người nước ngoài không còn đủ điều kiện làm việc tại Việt Nam, doanh nghiệp hoặc người lao động có trách nhiệm thực hiện thu hồi giấy phép lao động. Việc này không chỉ giúp người nước ngoài tuân thủ pháp luật mà còn tránh được các rủi ro pháp lý cũng như xử phạt hành chính. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu khi nào phải thu hồi GPLĐ và cập nhật các thông tin mới nhất từ G.I.A CORP.

Các trường hợp người nước ngoài bị thu hồi giấy phép lao động

Theo Điều 20 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, người nước ngoài đang làm việc tại Việt Nam sẽ bị thu hồi giấy phép lao động (GPLĐ) trong các trường hợp sau:

Nhóm 1: Giấy phép lao động hết hạn hoặc không còn giá trị sử dụng

Giấy phép lao động hết hạn

Khi giấy phép lao động hết thời hạn ghi trên văn bản mà không được gia hạn, người lao động nước ngoài bắt buộc phải hoàn trả giấy phép cho cơ quan cấp phép. Trường hợp tiếp tục làm việc mà không gia hạn sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc

Khi hợp đồng giữa người lao động và doanh nghiệp chấm dứt, giấy phép lao động không còn hiệu lực. Do đó, doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi và nộp lại giấy phép cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày hợp đồng kết thúc.

Doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động chấm dứt hoạt động

Khi công ty, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện ngừng hoạt động, mọi giấy phép lao động được cấp cho người nước ngoài làm việc tại đơn vị đó đều mất hiệu lực và phải thực hiện thủ tục thu hồi.

Nội dung giấy phép lao động không còn phù hợp

Người nước ngoài bắt buộc phải thực hiện thủ tục thu hồi giấy phép lao động nếu:

• Thay đổi vị trí, chức danh, địa điểm làm việc;
• Chuyển sang công ty khác, chi nhánh khác;
• Nhiệm vụ công việc thực tế khác với nội dung ghi trong giấy phép.

Nhóm 2: Người nước ngoài vi phạm quy định pháp luật Việt Nam

Người lao động nước ngoài vi phạm pháp luật Việt Nam

Trường hợp người nước ngoài vi phạm quy định về lao động, nhập cảnh, cư trú hoặc các quy định khác của pháp luật Việt Nam, cơ quan có thẩm quyền có thể ra quyết định thu hồi GPLĐ nhằm chấm dứt quyền làm việc hợp pháp của họ tại Việt Nam.

Giấy phép lao động bị mất, hư hỏng hoặc bị tẩy xóa

Nếu giấy phép bị rách, hư, tẩy xóa hoặc giả mạo thông tin, cơ quan cấp phép sẽ tiến hành thu hồi giấy phép lao động cũ và hướng dẫn người lao động làm thủ tục xin cấp lại giấy phép hợp lệ.

Không còn đáp ứng điều kiện làm việc tại Việt Nam

Người nước ngoài không còn thuộc diện được cấp giấy phép lao động, chẳng hạn như:

• Giấy phép đầu tư hoặc giấy phép hoạt động của doanh nghiệp bị thu hồi;
• Người lao động không còn giấy tờ cư trú hợp pháp tại Việt Nam;
• Thay đổi quốc tịch hoặc tình trạng pháp lý.

Các trường hợp này đều phải nộp lại giấy phép lao động đã cấp để cơ quan chức năng cập nhật và xử lý theo quy định.

Hồ sơ thu hồi giấy phép lao động của người nước ngoài

Theo hướng dẫn tại Điều 21 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, khi người nước ngoài thuộc trường hợp bị thu hồi giấy phép lao động, doanh nghiệp hoặc người lao động có trách nhiệm chuẩn bị và nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền để hoàn tất thủ tục.

Hồ sơ bao gồm:

• Văn bản đề nghị thu hồi giấy phép lao động do người sử dụng lao động lập, ghi rõ lý do thu hồi. Trường hợp người lao động đã rời khỏi Việt Nam, doanh nghiệp phải nêu rõ trong văn bản xác nhận (Mẫu số 13/PLI).
• Bản gốc giấy phép lao động đã được cấp cho người lao động nước ngoài.
• Giấy tờ chứng minh lý do thu hồi tùy từng trường hợp cụ thể, bao gồm:
  • Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động hoặc văn bản thỏa thuận nghỉ việc;
  • Giấy xác nhận doanh nghiệp ngừng hoạt động (nếu có);
  • Văn bản thông báo của cơ quan có thẩm quyền về việc vi phạm hoặc hủy giấy phép lao động;
  • Văn bản giải trình mất, hư hỏng hoặc tẩy xóa giấy phép lao động.
• Bản sao hộ chiếu người lao động nước ngoài (có chứng thực).

Việc chuẩn bị hồ sơ cũng như làm việc theo đúng quy trình có thể sẽ khó khăn đối với những ai chưa hiểu rõ các quy định pháp lý. Trong trường hợp này, việc lựa chọn một đơn vị hỗ trợ sẽ tối ưu hơn cho người lao động và doanh nghiệp. Liên hệ ngay với G.I.A CORP qua hotline 0966.078.777 để được tư vấn cụ thể!

Quy trình thủ tục thu hồi giấy phép lao động

Theo quy định tại Điều 21 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, việc thu hồi giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện theo từng trường hợp cụ thể như sau:

Trường hợp giấy phép lao động hết hiệu lực

Khi giấy phép lao động của người nước ngoài hết hiệu lực, người sử dụng lao động có trách nhiệm thu hồi và nộp lại cho cơ quan đã cấp trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày hết hiệu lực.

Hồ sơ nộp lại bao gồm:

• Bản gốc giấy phép lao động đã hết hiệu lực;
• Văn bản nêu rõ lý do thu hồi hoặc lý do không thu hồi được (nếu có).

Cơ quan tiếp nhận là Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đã cấp giấy phép.

Trường hợp vi phạm quy định pháp luật hoặc ảnh hưởng an ninh, trật tự

Nếu người sử dụng lao động hoặc người lao động nước ngoài:

• Không tuân thủ quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP;
• Vi phạm pháp luật Việt Nam làm ảnh hưởng đến an ninh, trật tự, an toàn xã hội.

Khi đó, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra quyết định thu hồi giấy phép lao động. Sau khi nhận được thông báo, người sử dụng lao động phải hoàn trả lại giấy phép lao động cho cơ quan cấp.

Thời hạn xác nhận việc thu hồi GPLĐ

Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được giấy phép lao động đã thu hồi, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội sẽ có văn bản xác nhận đã thu hồi gửi lại cho người sử dụng lao động.

Theo Công văn 24/CV-BCĐTKNQ18 năm 2024, một số địa phương đã hợp nhất Sở Lao động – Thương binh và Xã hội với Sở Nội vụ. Vì vậy, trong các tỉnh/thành đã hợp nhất, Sở Nội vụ sẽ tiếp nhận và thực hiện các chức năng về:

• Lao động, tiền lương, việc làm;
• Người có công;
• An toàn, vệ sinh lao động;
• Bảo hiểm xã hội và bình đẳng giới.

Do đó, nơi nộp hồ sơ thu hồi giấy phép lao động hiện nay có thể là Sở Nội vụ, tùy theo cơ cấu tổ chức thực tế của từng địa phương.

Hoàn trả giấy phép lao động ở đâu?

Việc hoàn trả giấy phép lao động của người nước ngoài được thực hiện tại cơ quan đã cấp giấy phép đó. Tùy từng trường hợp, người sử dụng lao động sẽ nộp lại giấy phép theo hướng dẫn dưới đây:

Nộp lại tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

Nếu giấy phép lao động do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Cục Việc làm) cấp, người sử dụng lao động cần gửi hồ sơ hoàn trả trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến:

• Địa chỉ: Số 12 Ngô Quyền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội.
• Cơ quan tiếp nhận: Cục Việc làm – Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội.

Nộp lại tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội

Nếu giấy phép lao động do Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (LĐTB&XH) cấp tại địa phương, người sử dụng lao động phải hoàn trả cho Sở LĐTB&XH nơi đã cấp giấy phép. Cơ quan này sẽ tiếp nhận, kiểm tra và cấp văn bản xác nhận đã thu hồi trong vòng 05 ngày làm việc.

Trường hợp địa phương hợp nhất Sở LĐTB&XH và Sở Nội vụ

Theo Công văn 24/CV-BCĐTKNQ18 năm 2024, tại các địa phương đã hợp nhất hai sở, thì Sở Nội vụ sẽ tiếp nhận chức năng, nhiệm vụ của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.

Vì vậy, trong trường hợp này, hồ sơ hoàn trả giấy phép lao động cần được nộp tại Sở Nội vụ tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Thời hạn hoàn trả giấy phép lao động

Theo khoản 1 Điều 21 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, thời hạn hoàn trả giấy phép lao động cho người nước ngoài được quy định như sau:

Thời hạn nộp lại giấy phép lao động

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày giấy phép lao động hết hiệu lực, người sử dụng lao động có trách nhiệm:

• Thu hồi giấy phép lao động của người lao động nước ngoài;
• Nộp lại cho Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (nơi đã cấp giấy phép đó) kèm theo văn bản nêu rõ lý do thu hồi hoặc lý do không thu hồi được (nếu có).

Việc nộp đúng thời hạn giúp doanh nghiệp chứng minh tuân thủ quy định và tránh bị xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Thời hạn xác nhận thu hồi của cơ quan nhà nước

Sau khi tiếp nhận hồ sơ và giấy phép lao động đã được thu hồi, trong vòng 05 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền (Bộ hoặc Sở LĐTB&XH) sẽ:

• Xác nhận việc thu hồi bằng văn bản gửi cho người sử dụng lao động;
• Cập nhật tình trạng giấy phép trên hệ thống quản lý lao động nước ngoài.

Mức xử phạt nếu không thực hiện thủ tục thu hồi giấy phép lao động

Theo quy định tại Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động có trách nhiệm thu hồi và hoàn trả giấy phép lao động của người nước ngoài trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày hết hiệu lực hoặc khi có quyết định thu hồi. Nếu không thực hiện đúng quy định, người lao động nước ngoài và doanh nghiệp/người sử dụng lao động sẽ bị xử phạt hành chính như sau:

• Mức phạt đối với doanh nghiệp/người sử dụng lao động: Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng khi không thực hiện báo cáo hoặc không gửi hồ sơ, tài liệu bắt buộc cho cơ quan có thẩm quyền liên quan đến quản lý người lao động nước ngoài.
• Mức phạt đối với người lao động nước ngoài: Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng, đồng thời bị buộc xuất cảnh khỏi Việt Nam theo quy định của pháp luật về nhập cảnh và cư trú.
• Mức phạt đối với doanh nghiệp cố tình sử dụng lao động nước ngoài không còn giấy phép hợp lệ: Nếu doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng người nước ngoài có giấy phép đã hết hạn hoặc bị thu hồi, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo khoản 4 Điều 32:
  • Từ 1 – 10 người lao động vi phạm: Phạt tiền 30.000.000 – 45.000.000 đồng
  • Từ 11 – 20 người lao động vi phạm: Phạt tiền 45.000.000 – 60.000.000 đồng
  • Từ 21 người lao động vi phạm trở lên: Phạt tiền 60.000.000 – 75.000.000 đồng

Dịch vụ hỗ trợ thu hồi giấy phép lao động cho người nước ngoài

Thủ tục thu hồi giấy phép lao động cho người nước ngoài tưởng chừng đơn giản nhưng trên thực tế lại đòi hỏi doanh nghiệp phải hiểu rõ quy trình pháp lý, thời hạn, cơ quan tiếp nhận và các biểu mẫu đúng quy định.
Việc thực hiện sai hoặc chậm có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính, ảnh hưởng đến uy tín và kế hoạch sử dụng nhân sự nước ngoài.

Hiểu được những khó khăn đó, G.I.A CORP cung cấp dịch vụ hỗ trợ thu hồi, hoàn trả và cấp lại giấy phép lao động trọn gói, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

• Tư vấn chi tiết từng trường hợp cụ thể: Xác định đúng căn cứ thu hồi, hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ và biểu mẫu theo quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
• Đại diện làm việc với cơ quan nhà nước: G.I.A CORP thay mặt doanh nghiệp nộp, theo dõi và nhận kết quả tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Nội vụ (nếu địa phương đã hợp nhất).
• Hỗ trợ nhanh chóng và đúng hạn: Cam kết hoàn thiện thủ tục trong thời gian sớm nhất, giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt do chậm hoàn trả hoặc sai sót hồ sơ.
• Tư vấn cấp lại hoặc chấm dứt hợp đồng hợp pháp: Đồng hành cùng doanh nghiệp trong các bước tiếp theo sau khi giấy phép được thu hồi.

Thủ tục thu hồi giấy phép lao động cho người nước ngoài là nghĩa vụ pháp lý quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy định khi người lao động chấm dứt hợp đồng, vi phạm điều kiện làm việc hoặc thay đổi vị trí, đơn vị công tác. Việc chậm trễ hoặc thực hiện sai quy trình không chỉ gây ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp mà còn có thể bị xử phạt hành chính theo quy định hiện hành.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ, xác định trường hợp thu hồi hoặc hoàn trả giấy phép lao động, hãy để G.I.A CORP hỗ trợ. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực giấy phép lao động, visa, thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp nhanh chóng và chính xác, giúp doanh nghiệp của bạn hoàn tất thủ tục một cách an toàn và hiệu quả nhất.